Da fenomeno di puro entertainment, i social sono presto diventati veri e propri strumenti di business. Per utilizzarli nella maniera corretta e soprattutto utile alla tua azienda, alla tua attività o al tuo progetto devono rispondere ad una precisa strategia di comunicazione. Questo piano strategico abbraccia i vari canali online e offline, che saranno caratterizzati da una coerenza di stile, tono di voce e intenti.
La Social Media Policy entra in gioco quando è necessario redigere e far rispettare alcune regole per un utilizzo sensato dei social media aziendali da parte dei Social Media Manager, dei dipendenti, dei collaboratori esterni. Scopriamo di cosa si tratta e i suoi vantaggi.
Che cos’è una Social Media Policy
La “piazza” virtuale dei social network richiede delle regole precise per una gestione ordinata delle informazioni. Soprattutto sulle pagine di attività, aziende e progetti: una sorta di “netiquette” ai tempi dei social.
La Social Media Policy raccoglie le regole e i comportamenti che devono adottare tutte le persone che hanno a che fare con i canali social aziendali. Inoltre devi sapere che esistono vari tipi di Social Media Policy: una interna per i dipendenti e i Social Media Manager, una per i collaboratori, una per il pubblico. In questo articolo ti spiego brevemente che cosa devono contenere i vari tipi di documenti.
I vari tipi di documento
La Social Media Policy interna per dipendenti, social media manager e chi comunque si occupa dei canali social dell’azienda contiene le regole da seguire per creare, pubblicare, programmare i post, il tipo di contenuto, il tono di voce della comunicazione, lo stile, suggerimenti su come e quando rispondere ai commenti, come gestire crisi e pubbliche relazioni.
Per le aziende più grandi e strutturate, il documento può contenere anche indicazioni su come comportarsi sui profili social privati. Questa situazione ricorre solo quando il profilo esplicita chiaramente che la persona in questione lavora presso l’azienda. È possibile condividere contenuti non in linea con lo stile e i principi aziendali? Come e quando commentare sulle pagine aziendali? La Social Media Policy dovrebbe rispondere a queste domande.
Anche per quanto riguarda i collaboratori esterni potrebbe essere necessario creare un documento ad hoc che scriva nero su bianco le modalità in cui il professionista può commentare (o accedere) ai canali social aziendali.
Pagine, gruppi e canali particolarmente frequentati potrebbero aver bisogno di una Social Media Policy per il pubblico. In questo caso il documento deve esplicitare chiaramente quali tipi di contenuto sono ammessi e quali bannati, regole di convivenza digitale e molto altro.
La Social Media Policy è un documento in costante aggiornamento, così come lo sono i canali social. Ogni mese infatti cambiano strutture, regole delle piattaforme e anche il documento si deve aggiornare. Ne è un esempio l’ultimo aggiornamento sulla Privacy: il consiglio quindi è di non perdere nemmeno una notizia dal mondo digitale.
I vantaggi di una Social Media Policy
Una volta creato un piano strategico di comunicazione e delineati i Social Media che dovranno essere creati (o gestiti), dovresti immediatamente pensare a creare una Social Media Policy ( o a fartela creare dai professionisti che ti gestiscono la comunicazione). “Prevenire è meglio che curare”, e vale anche sui social media. Il documento dovrà essere inoltre messo a conoscenza di tutte le persone che accedono o utilizzano i social media aziendali.
Ma quali sono i vantaggi di avere questo tipo di documento? Eccone alcuni:
- mantiene una coerenza nello stile della comunicazione aziendale
- uniforma i canali e rende l’azienda riconoscibile online
- previene situazioni spiacevoli
- consente una gestione ordinata degli accessi
Ti mostro qualche esempio di Social Media Policy “importante”, come quella del MISE (Ministero per lo Sviluppo Economico) e quella di UnionCamere Emilia Romagna.
Conoscevi la Social Media Policy? Hai bisogno di creare una? Se ti va rispondi nei commenti o contattami in privato.
